متى يكفي إكسل فعلاً؟
إن كنت تدير عدداً صغيراً من العقود بنفسك، وتكتب الدفعات يدوياً، ولا يشاركك أحد الملف، فإكسل يؤدي الغرض ولا داعي لبرنامج. المشكلة تبدأ حين يكبر المكتب أو تتعدد الأيدي التي تلمس الملف.
ست علامات أن الجدول لم يعد يكفي
1. تواريخ الاستحقاق تعتمد على ذاكرتك
الجدول لا ينبّهك. تنسى دفعة واحدة فيتأخر إيراد، أو تتأخر في تذكير مستأجر فيتراكم المتأخر. في أزرار: جداول أقساط تُولَّد من العقد، ولوحة بالمتأخرات والمستحقات القريبة.
2. الدفعات الجزئية والغرامات تكسر الصيغ
غرامة التأخير بمبلغ ثابت أو يومياً أو بنسبة تحتاج صيغاً متشعبة، وخلية واحدة خاطئة تتكرر في كل صف. في أزرار: دعم الدفعات الجزئية وثلاث طرق لاحتساب الغرامة تلقائياً.
3. كشف حساب المالك يأكل ساعات كل شهر
تجميعه من عدة أوراق يعني وقتاً وأخطاء. في أزرار: كشف حساب المالك يُصدَر من بيانات العقود والتحصيل نفسها.
4. العمولات بين الموظفين والوسطاء الخارجيين
عمولة منسية أو محسوبة مرتين تُفسد ثقة الوسيط. في أزرار: نظام عمولات يفصل الداخلية عن الخارجية ويصدر تقريراً لكل وسيط.
5. نسخ متعددة من الملف ونسخ احتياطي بالذاكرة
حين يوجد أكثر من نسخة، أيها الصحيحة؟ وإن تلف الجهاز فالنسخة الاحتياطية تعتمد على أنك تذكرت. في أزرار: قاعدة بيانات محلية واحدة وأداة نسخ احتياطي مدمجة.
6. تذكير المتأخرين يدوي ومتعب
نسخ الأرقام وكتابة الرسائل لكل مستأجر. في أزرار: قوالب رسائل واتساب جاهزة تُفتح مكتوبة مسبقاً للعميل المعني.
كيف تنتقل من إكسل دون فوضى
- نظّف الملف أولاً: عقد واحد في كل صف، وتواريخ بصيغة موحّدة، وأسماء أشخاص غير مكررة.
- ابدأ بالعقود السارية فقط: العقود المنتهية تبقى أرشيفاً في ملفك القديم.
- استورد ملف الأشخاص: يدعم أزرار استيراد الملاك والمستأجرين من ملف Excel أو CSV، ثم تنشئ العقود.
- شغّل النظامين معاً شهراً واحداً وقارن الأرقام، ثم أوقف الجدول.
- لا تتخلَّ عن إكسل كلياً: يمكنك تصدير التقارير إلى Excel وقت الحاجة.